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Une gestion efficace des voyages d'affaires

En concertation avec ses clients, CWT répond aux difficultés et aux défis posés par la gestion des voyages d'affaires, tout en traitant les besoins et les attentes des voyageurs. Pour CWT, la gestion des voyages d'affaires couvre de multiples dimensions, qui intègrent huit leviers clés capables de générer des économies tout en apportant du service et en renforçant la sécurité.

• Offrir des services de qualité aux voyageurs et optimiser les processus de transaction. En utilisant les outils de réservation en ligne pour les transactions simples, les entreprises peuvent réduire l’ensemble de leurs dépenses de voyages jusqu'à 15 %. Pour les itinéraires complexes et les services spéciaux, la clé de la satisfaction des voyageurs est de s'appuyer sur les compétences de conseillers experts en voyages. Pour les gestionnaires de voyages comme pour les voyageurs, avoir accès à l’ensemble de l’offre des compagnies aériennes, des hôtels et des sociétés de location de voitures constitue une autre priorité. Il est tout aussi important de fournir aux voyageurs une gamme complète de services pour pouvoir répondre à leurs besoins tout au long du voyage de la réservation jusqu'à leur retour. La mise en place d'une configuration de service qui équilibre au mieux les exigences de l’entreprise à la fois en termes de service et d'économies joue un rôle primordial pour soutenir ces différents objectifs.
  

• Capter les dépenses hôtelières. Le coût des nuitées, qui représente en général de 30 à 50 % de l'ensemble des dépenses de voyages, peut être réduit quand les entreprises adoptent une approche disciplinée et professionnelle de leur programme hôtelier. En appliquant une politique qui associe le confort, les préférences et la sécurité du voyageur à la nécessité de réaliser des économies, et en optimisant les négociations avec les hôtels indépendants et avec les chaînes, les entreprises peuvent améliorer le respect de leur programme, mieux localiser les voyageurs et gérer de manière plus efficace leurs dépenses hôtelières.
  

• Optimiser les achats sur l’aérien et sur le transport terrestre. Si les dépenses aériennes représentent la plus grande partie des dépenses de voyages, il reste encore des opportunités pour réaliser de nouvelles économies. Inciter les voyageurs à réserver à l'avance et mieux tirer profit des tarifs promotionnels aide à réduire les coûts. Les entreprises peuvent aussi concentrer leur nombre de fournisseurs et négocier avec les alliances aériennes pour obtenir des remises sur volume plus importantes. Le transport terrestre, qui inclut le rail, la location de voitures, les services de limousines et de taxis et qui peut représenter jusqu'à 10 % d'un budget voyages, est un poste de dépenses souvent peu géré. Dans de nombreux marchés, le rail offre une alternative efficace en termes de coût, de temps de voyage et d’émissions de dioxyde de carbone. Analyser leurs dépenses, contrats et pratiques en matière de transport terrestre permet aux entreprises de mieux négocier avec leurs fournisseurs et de stabiliser leurs coûts sur toute la durée des contrats.
  

• Renforcer le respect de la politique voyages et optimiser la gestion de la demande. La politique voyages et son respect constituent un élément fondamental de la gestion efficace des voyages d’affaires. Les bonnes pratiques du marché dans ce domaine peuvent permettre aux entreprises d’économiser 20 % en moyenne sur l’ensemble de leur politique voyages et son respect. Les économies proviennent des améliorations dans cinq grands domaines : la réservation à l’avance (aérien), les tarifs aériens à contraintes, les fournisseurs privilégiés, le confort du voyageur (classe de voyages / catégorie d'hôtel) et les canaux de réservation privilégiés. De plus en plus, les entreprises prennent également en compte les raisons justifiant les déplacements professionnels et le retour sur investissement, ainsi que l’impact des voyages sur l'environnement et l'équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée des voyageurs. Alors qu'elles intègrent la gestion de la demande dans leur programme de voyages, certaines entreprises introduisent des alternatives telles que la vidéoconférence dans leur politique voyages.
  

• Consolider les programmes de voyages. Les entreprises peuvent à la fois bénéficier d’une économie moyenne de 20 % et renforcer le service et la sécurité, lorsqu'elles consolident leur programme de voyages au niveau régional ou global. C'est pourquoi elles sont de plus en plus nombreuses à standardiser leur politique voyages, les processus et les outils, et à consolider leurs achats. Pour appuyer ces efforts, elles travaillent de plus en plus souvent au niveau mondial avec une seule agence spécialisée dans la gestion des voyages d'affaires.
  

• Améliorer la sécurité et encourager la responsabilité sociale d’entreprise. Les entreprises de pointe tiennent leurs voyageurs bien informés sur les problèmes de sécurité avant, pendant et après le voyage, et sont bien équipées pour les localiser et les assister en cas d'urgence. Ces entreprises ont également commencé à prendre en considération les questions de responsabilité sociale d’entreprise liées à l’environnement et à leur programme de voyages. Elles permettent ainsi à leurs voyageurs, lors de la réservation, de comparer les émissions de dioxyde de carbone des différents moyens de déplacement. Avec les reportings à postériori, les entreprises peuvent suivre et compenser les émissions de CO2, et mieux gérer les questions environnementales.
  

• Traiter les réunions et événements. En intégrant réunions et événements dans leur programme de voyages géré, les entreprises peuvent accéder à une source potentielle d’économies jusqu’alors non exploitée. Elles peuvent aussi bénéficier de nombreux autres services offerts par leur spécialiste en gestion des voyages d’affaires dans le domaine des réunions et événements.
  

• Mesurer la performance. Pour contrôler les progrès de leur programme, les gestionnaires de voyages ont besoin d'indicateurs de performance clés et de tableaux de bord mis à jour régulièrement. Une évaluation rigoureuse de la satisfaction des voyageurs est également importante car elle permet aux professionnels de la gestion des voyages d'affaires de constamment affiner et améliorer leur programme, et de renforcer le respect des règles.
  

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